Ostokuitti laskun liitteeksi

Missä toiminto on käytössä?

Kuittikuvien lisääminen edellyttää kirjautumista ja voimassa olevaa Pro-oikeutta. Ostokuitit-osio on käytettävissä Laskun ja Laskuluonnoksen yhteydessä selaimessa sekä kuittitoimintoa tukevassa iOS-sovelluksessa.

Avaa tai sulje osio otsikosta tai nuolesta. Osion sulkeminen säilyttää tiedot ja keskeneräisen kuittivalinnan nykyisessä työtilassa. Ohje-painike avaa lyhyen ohjeen. Pro-oikeuden päättyminen ei yksin poista valmiita omia kuittikopioita tai estä niiden katselua ja lataamista.

1. Valitse luettava kuittikuva

Valitse tietokoneella Lisää kuittikuva. Puhelimella voit käyttää Valitse kuittikuva- tai Ota kuva -toimintoa. Valitse yksi kuitti kerrallaan ja varmista, että koko kuitti ja sen tiedot näkyvät selvästi. Kuvan esikatselua voi suurentaa painamalla sitä.

Laskulla voi olla enintään 10 erillistä kuittia. Tiedostovalinta tukee JPEG- ja PNG-kuvia: enintään 10 MiB, 20 megapikseliä ja 8192 pikseliä pisimmältä sivulta. HEIC-, HEIF- ja PDF-tiedostojen tuontia ei tueta. Puhelimen kameran ja kuvakirjaston toiminta riippuu laitteesta ja käytössä olevasta sovellusversiosta.

Pelkkä kuvan valinta tai paikallinen tekstintunnistus ei lähetä kuittia palveluun eikä lisää laskuriviä. Voit poistaa keskeneräisen valinnan Poista kuitti -painikkeella ja valita toisen kuvan.

2. Tarkista kuva ja kuittitiedot

Tarkista Summa, Valuutta, Päivämäärä ja Kuvaus kuvan perusteella. Päivämäärä tarkoittaa ostopäivää. Kirjoita kuvaukseen ostokulun sisältö enintään 500 merkillä; kuvausta ei tallenneta myyjän nimenä.

Paikallinen tekstintunnistus voi ehdottaa summaa, valuuttaa ja ostopäivää. Ehdotukset voivat olla väärin tai jäädä puuttumaan. Voit keskeyttää tunnistuksen ja täyttää kaikki tiedot käsin. Tunnistus ei itsessään muuta laskua.

Kuitin valuutan on vastattava laskun valuuttaa. Valuuttamuunnosta ei tehdä. Laskurivi käyttää laskulla valittua ALV-kantaa ja myyjän ALV-asetusta; ostokuitin veroprosenttia ei kopioida automaattisesti. Tarkista muodostuvan laskurivin summa ja ALV ennen laskun tallentamista.

3. Lisää laskulle ja tallenna varsinainen lasku

Paina Lisää laskulle vasta tarkistuksen jälkeen. Toiminto lähettää kuvan ja tarkistetut tiedot palveluun sekä muodostaa kuittikokonaisuuden, yhden laskurivin ja erillisen asiakkaan kuitti-PDF:n. Odota Lisätään…-vaiheen päättymistä ja näkyvää onnistumispalautetta.

Tarkista lisätty laskurivi ja laskun Esikatselu. Kuitti-PDF sisältää koko käsitellyn kuittikuvan yhdellä A4-sivulla. Se on erillinen liite, eikä kuittikuva tule lasku-PDF:n liitesivuksi.

Tallenna varsinainen lasku erikseen 22 tunnin kuluessa alkuperäisestä tallennusvarauksesta. Pelkkä Laskuluonnoksen tallennus ei liitä kuittia lopullisesti laskuun eikä pidennä määräaikaa. Keskeneräinen kuittivalinta on viimeisteltävä tai poistettava ennen laskun tallentamista.

4. Toimita lasku ja liitteet asiakkaalle

Laskun tallennus ei lähetä sitä asiakkaalle. Laskukohtainen lataus tai jakaminen kokoaa lasku-PDF:n ja siihen kuuluvat kuitti-PDF:t yhteen ZIP-tiedostoon. Selaimessa tiedosto ladataan selaimen kautta; tuetussa iOS-sovelluksessa tallennus tai jakaminen käyttää laitteen omaa tiedostotoimintoa.

Helppolaskun sähköpostilähetys toimittaa lasku-PDF:n ja kuitti-PDF:t erillisinä liitteinä. Asiakas saa kuittikuvan PDF:nä ja kuittiin perustuvan laskurivin osana laskua. Aiemmin tallennetut yksityiset kuittikopiot eivät muutu asiakkaan liitteiksi.

Jos kuittiliitettä ei voida noutaa, vajaan tiedostopaketin toimitus estetään. Tarkista virhepalaute ja yritä uudelleen. Pelkkä jakonäkymän avautuminen ei vielä tarkoita, että olet toimittanut tiedoston vastaanottajalle.

• Lue laskun lähettämisestä

Mistä löydän kuittikopion ja sen PDF:n?

Lisätyt kuitit näkyvät laskun Ostokuitit-osiossa. Avaa kuittikortti nähdäksesi kuvan ja tiedot. Avaa asiakkaan kuitti-PDF -painike avaa yksittäisen liitteen.

Tallennetut omat kopiosi löytyvät myös Omat kuittikopiot -sivulta. Laskukohtaiseen asiakkaalle toimitukseen käytä laskun omaa lataus-, jako- tai lähetystoimintoa, jotta lasku ja kaikki sen kuittiliitteet ovat mukana.

• Avaa Omat kuittikopiot

Kuittikuvan tai tietojen korjaaminen ja poistaminen

Ennen Lisää laskulle -vahvistusta voit muuttaa kuittitietoja tai poistaa kuvan ja valita uuden. Jo lisätty kuittikokonaisuus korjataan poistamalla se muokattavasta luonnoksesta ja lisäämällä kuva tarkistettuine tietoineen uudelleen.

Poista kuitti ja laskurivi poistaa myös kuittiin sidotun laskurivin. Tarkista laskun summat tämän jälkeen. Asiakkaan kuitti-PDF:ää ei poisteta erikseen Omat kuittikopiot -sivun kortista. Lukittua tai toimitettua laskuhistoriaa ei muuteta automaattisesti kuittia poistamalla.

Jos lisääminen tai tallentaminen ei onnistu

Lue ensin näkyvä virheilmoitus. Tarkista kirjautuminen, Pro-oikeus, kuittien määrä, kuvan tiedostomuoto ja koko sekä kaikki neljä kuittitietoa. Jos valuutta ei vastaa laskua, korjaa valuuttavalinta ennen uutta yritystä.

Jos kamera ei avaudu tai kameran käyttö estettiin, valitse kuva kuvakirjastosta tai tiedostosta. Vanha iOS-sovellusversio, jossa kuittikuvan valinta ei ole tuettu, ei tarjoa tätä toimintoa. Tietojen tunnistuksen epäonnistuessa jatka käsin.

Jos tallennus pyytää viimeistelemään tai poistamaan keskeneräisen kuitin, palaa Ostokuitit-osioon. Jos vahvistetun kuittikokonaisuuden laskurivi puuttuu ja Palauta vahvistettu laskurivi -painike näkyy, palauta rivi tai poista kokonaisuus ennen tallennusta. Vanhentunut kuitti on lisättävä uudelleen; uudelleenyritys ei aloita alkuperäistä määräaikaa alusta.

Tietosuoja ja kuvan sisältö

Lisää vain yrityksen tai ammattitoiminnan ostokuitti, jonka saat toimittaa asiakkaalle. Lähettäminen on vapaaehtoista. Rajaa tarpeettomat taustat ja sivullisten tiedot pois. Älä lähetä terveystietoja, henkilötunnuksia, henkilöllisyystodistuksia tai maksamisen salaisuuksia. Palvelu ei automaattisesti tunnista arkaluonteista sisältöä.

Tekstintunnistus tehdään paikallisesti selaimessa ilman ulkoista tunnistuspalvelua. Kun vahvistat Lisää laskulle -toiminnon, palvelu muodostaa kuvasta JPEG-kuittikopion ilman tarpeetonta kuvan taustatietoa sekä erillisen kuitti-PDF:n. Kuittitoiminto ei anna muille organisaation käyttäjille automaattista yhteiskäyttöoikeutta.

• Lue ostokuittien tietosuojasta ja oikeuspyynnöistä

Säilytysajat ja oma kuittiarkisto

Laskuun linkittämättömän aineiston esikatselu, hyväksyminen ja linkitys päättyvät 22 tunnin kohdalla alkuperäisestä tallennusvarauksesta. Linkittämätön kuva, kuittikopio ja kuitti-PDF poistetaan fyysisesti viimeistään 24 tunnin kohdalla samasta varauksesta. Luonnoksen tallennus, uudelleenyritys tai katselulinkin uusiminen ei siirrä näitä määräaikoja.

Laskuun linkitetty kuittikopio, PDF, tiedot ja laskulinkitys säilyvät yhdessä niin kauan kuin säilytät kopion aktiivisella tililläsi. Hyväksytty poisto, kuvan korvaaminen, laskun poisto tai tilin poisto käynnistää poistoketjun. Poistettavan kuvan ja PDF:n fyysisen poiston määräaika on enintään 24 tuntia poistopyynnöstä; poisto ei siis tarkoita välitöntä kaikkien tiedostojen häviämistä.

Säilytä alkuperäiset tositteet ja tarvitsemasi viedyt kopiot omassa arkistossasi. Helppolasku ei säilytä alkuperäistä kuvaa erillisenä arkistona eikä lupaa kuittikopioille erillistä varmuuskopiointia tai palautuspalvelua.