Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä

Helppolaskun käyttäjätilin ja palvelusopimuksen hallinnassa sekä palveluntarjoajan omissa laskutus-, lakisääteisissä, tietoturva- ja tukitarkoituksissa rekisterinpitäjä on Vakka Group Oy, Y-tunnus 3640696-9. Ostokuittien käsittelyroolit on kuvattu erikseen jäljempänä.

Sturenkatu 26 LT 36, 00510 Helsinki

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot: support@helppolasku.com

2. Mitä tietoja keräämme

Keräämme palvelun käytön kannalta tarpeellisia tietoja, kuten käyttäjän nimen, sähköpostiosoitteen, yritys- ja laskutustiedot, asiakastiedot, laskut, tarjoukset, kustannusarviot, hyvityslaskut, asetukset ja palvelun käytön yhteydessä syntyvät tapahtumatiedot.

Lisäksi palvelun käyttö voi muodostaa teknisiä tietoja, kuten kirjautumis- ja istuntotietoja, IP-osoitteen, selain- tai laitetietoja, sovellusversion, virhelokeja ja palvelun toiminnan varmistamiseen liittyviä lokitietoja.

Jos käyttäjä tekee Pro-tilauksen, maksuihin ja tilaukseen liittyviä tietoja käsitellään maksupalvelun kautta.

3. Mihin tietoja käytetään

Tietoja käytetään palvelun tarjoamiseen, käyttäjätilin hallintaan, laskujen ja muiden dokumenttien käsittelyyn, Pro-tilauksen hallintaan, asiakasviestintään, tekniseen ylläpitoon, tietoturvaan ja asiakaspalveluun.

4. Käsittelyperusteet

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti palvelun tarjoamiseksi ja sopimuksen toteuttamiseksi. Joitakin tietoja voidaan käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden, tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisyn, palvelun kehittämisen tai asiakaspalvelun vuoksi.

5. Maksut ja palveluntarjoajat

Helppolasku käyttää palvelun tekniseen toteuttamiseen ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten hosting-, tietokanta-, sähköposti- ja maksupalveluita. Näitä palveluntarjoajia käytetään vain palvelun tarjoamiseen, maksujen käsittelyyn, viestien lähettämiseen, tietoturvaan ja tekniseen ylläpitoon.

Maksut käsitellään maksupalvelun kautta. Helppolasku ei tallenna maksukortin täydellisiä tietoja omiin järjestelmiinsä.

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin tietojen siirrossa käytetään soveltuvia tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia.

6. Tietojen luovutus

Emme myy henkilötietoja. Tietoja voidaan käsitellä palvelun teknisten toimittajien kautta vain siinä laajuudessa kuin palvelun tarjoaminen, maksujen käsittely, viestien lähettäminen, tietoturva tai lakisääteinen velvoite sitä edellyttää.

7. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen tai niin kauan kuin tietoja tarvitaan palvelun tarjoamiseen, tilauksen hallintaan, asiakaspalveluun, tietoturvaan tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Käyttäjä voi aloittaa tilinsä poistamisen palvelun tiliasetuksista tai ottamalla yhteyttä palveluntarjoajaan. Tilin poistaminen poistaa käyttäjätiliin liittyvät henkilötiedot ja tallennetut tiedot siltä osin kuin niiden säilyttämiseen ei ole lakisääteistä, kirjanpidollista, tietoturvaan liittyvää tai muuta perusteltua syytä.

Jos käyttäjällä on aktiivinen Pro-tilaus, tilauksen peruuttaminen ja käyttäjätilin poistaminen ovat erillisiä toimia.

Ostokuittien kuville, tiedoille ja laskulinkityksille noudatetaan alla kuvattua kuittikohtaista elinkaarta ja määräaikoja.

8. Ostokuitit ja asiakkaan kuittiliitteet

Kuittitoiminto on tarkoitettu yritys- tai ammattitoiminnan ostokuitteihin. Kuvan lähettäminen on vapaaehtoista: lähettämättä jättäminen estää vain kuittitoiminnon käytön. Paikallinen tekstintunnistus toimii käyttäjän selaimessa ilman ulkoista OCR-palvelua. Käyttäjä tarkistaa ja korjaa ehdotukset. Kuittisisältöä ei käytetä profilointiin, markkinointiin, tekoälyn kouluttamiseen tai tuoteanalytiikkaan.

Asiakas toimii kuittikuvien, käsin täytettyjen kuittitietojen ja laskulinkitysten rekisterinpitäjänä. Vakka Group Oy toimii näiden tietojen käsittelijänä asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Asiakas vastaa omasta käsittelyperusteestaan ja rekisteröityjen informoinnista. Tämä ilmoitus kuvaa palvelun toimintaa ja Vakka Group Oy:n omia tarkoituksia; se ei yksin täytä asiakkaan erillistä informointivelvollisuutta.

Tiedot ovat peräisin kuvan lähettävältä käyttäjältä, asiakasorganisaatiolta tai itse kuitista. Jos asiakas saa henkilötietoja muualta kuin rekisteröidyltä, asiakas arvioi erikseen GDPR:n 14 artiklan mukaisen informointivelvollisuuden. Kuittiin liittyviä henkilöitä voivat olla kirjautunut omistaja, asiakkaan edustaja, yrittäjä, työntekijä, matkustaja, kulun kohteena oleva henkilö tai kuitissa mainittu myyjän yhteyshenkilö vain tositetarkoitukseen välttämättömin osin. Oikeushenkilö itsessään ei ole rekisteröity.

Palvelu tarkastaa JPEG- tai PNG-kuvan teknisesti ja muodostaa siitä normalisoidun JPEG-kuittikopion ilman tarpeetonta EXIF-, GPS-, XMP- tai IPTC-taustatietoa. Uudessa kuittipolussa käyttäjä tarkistaa kuvan sekä tiedot ja vahvistaa Lisää laskulle -toiminnon: samalla muodostuvat kuittikokonaisuus, yksi laskurivi ja kuvan sisältävä erillinen asiakkaan kuitti-PDF. Enintään kymmenen kuittia säilytetään erillisinä. Laskun tallennus ja lähetys tehdään erikseen. OCR ei itsessään muuta laskun rivejä, summia tai PDF:ää. Aiemmat yksityiset kuittikopiot pysyvät yksityisinä eivätkä muutu asiakkaan liitteiksi.

Uuden kuittipolun tiedot ovat ostopäivä, valuutta, loppusumma ja käyttäjän antama ostokulun kuvaus (enintään 500 merkkiä). Myyjän nimeä ei ehdoteta eikä kuvausta tallenneta myyjän nimenä. Historialliset aiemmin annetut kuittitiedot säilyvät aiemman elinkaarensa mukaisesti. Lisäksi käsitellään välttämättömiä käyttäjä-, kuitti-, revisio-, istunto- ja laskutunnisteita, käsittelytiloja, tiedoston tyyppiä, kokoa, mittoja, tarkistussummaa sekä käsittelyn ja poistotyön aikaleimoja ja yleisiä tilatietoja.

Rajaa kuva varsinaiseen kuittiin ja poista tarpeettomat taustat, kasvot, allekirjoitukset, yksityisosoitteet ja sivullisten tiedot. Älä lähetä tarkoituksella terveystietoja, muita erityisiä henkilötietoja, rikostuomio- tai rikosepäilytietoja, henkilötunnuksia, henkilöllisyystodistuksia tai maksamisen salaisuuksia. Tavallinen matka- tai kulukuitti on sallittu vain tositetarkoituksessa ja tarpeettomat henkilö-, reitti- ja sijaintitiedot minimoiden. Terveystietoa paljastava kulukuitti on kielletty. Palvelu ei automaattisesti tunnista arkaluonteista sisältöä.

Latauslupa kestää 30 minuuttia. Linkittämättömän kuvan esikatselu, hyväksyminen ja linkitys päättyvät 22 tunnin kohdalla alkuperäisestä tallennusvarauksesta. Linkittämätön alkuperäinen kuva, kuittikopio ja asiakkaan PDF-liite on poistettava fyysisesti ja niiden poissaolo varmennettava viimeistään 24 tunnin kohdalla samasta varauksesta. Uudelleenyritys tai katselulinkin uusiminen ei siirrä näitä määräaikoja. Lyhyt, enintään 60 sekunnin katselulinkki on eri asia kuin tietojen säilytysaika.

Linkitetty kuittikopio, asiakkaan PDF-liite, käsin täytetyt tiedot ja laskulinkitys säilyvät yhdessä niin kauan kuin käyttäjä säilyttää kopion aktiivisella tilillään. Kopion poisto, hyväksytty kuvan korvaaminen, laskun poisto tai tilin poistaminen käynnistää poistoketjun. Poistettavan kuvatiedoston ja sen PDF-liitteen fyysisen poiston määräaika on enintään 24 tuntia tämän poistopyynnön vastaanottamisesta. Kuittitiedot poistetaan, kun kuvan ja sen PDF-liitteen poissaolo on varmennettu. Muokattavasta luonnoksesta uuden kuittikokonaisuuden poistaminen poistaa myös kyseisen laskurivin. Lukittua tai toimitettua laskuhistoriaa ei muuteta automaattisesti. Tämä linkitetyn kopion poistomääräaika on erillinen linkittämättömän aineiston alkuperäisestä määräajasta.

Pro-oikeuden päättyminen ei yksin poista valmiita omia kuittikopioita. Omistaja voi edelleen katsella, ladata ja poistaa niitä. Normaali käyttö on kuittikohtaisesti tunnistetulla omistajalla; kuittitoiminto ei anna organisaation muille käyttäjille yhteiskäyttöoikeutta. Vakka Group Oy:n henkilöstöllä ei ole rutiininomaista pääsyä kuittisisältöön. Välttämätön poikkeuspääsy rajataan ajallisesti ja kirjataan.

Alkuperäistä kuvaa ei säilytetä erillisenä arkistona. Kuittikopioille ja niiden PDF-liitteille ei luvata erillistä varmuuskopiointia tai palautuspalvelua. Tietokantavarmistus ei tarkoita kuvatiedostojen varmistusta. Säilytä alkuperäinen tosite tai oma viety kopio omien velvoitteidesi mukaisesti. Palautuksen jälkeen epävarmaa tai aiemmin poistettua kuittia ei saa avata käyttäjille ennen poistojen ja jäljellä olevien tietojen tarkistusta.

Jos lähetät vahingossa kiellettyä aineistoa, ilmoita siitä osoitteeseen support@helppolasku.com käyttäen kuittitunnistetta ja ajankohtaa. Älä liitä kuvaa tai arkaluonteista sisältöä viestiin. Pääsy aineistoon rajataan, asia arvioidaan vain välttämättömin tiedoin ja asiakasrekisterinpitäjä tekee tarvittavat poisto- ja ilmoituspäätökset. Vakka Group Oy toteuttaa käsittelijänä poiston ja ilmoittaa mahdollisesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.

9. Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknisiä ratkaisuja palvelun toiminnan varmistamiseksi, kirjautumisen ylläpitämiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi.

Selainversiossa näitä voidaan toteuttaa evästeillä ja selaimen paikallisella tallennuksella. Mobiilisovelluksessa voidaan käyttää vastaavia sovelluksen paikallisia teknisiä tallennusratkaisuja esimerkiksi kirjautumisistunnon ylläpitämiseen.

Jos palvelussa käytetään analytiikka- tai markkinointievästeitä tai vastaavia seurantatekniikoita, niistä kerrotaan erikseen ja käyttäjälle annetaan tarvittaessa mahdollisuus hallita suostumustaan.

10. Käyttäjän oikeudet

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista, pyytää tietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja saada tietonsa siirrettyä siltä osin kuin tietosuojalainsäädäntö antaa tähän oikeuden.

Käyttäjällä on myös oikeus tehdä ilmoitus tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.

Oikeuspyynnön voi lähettää osoitteeseen support@helppolasku.com. Osoite on vastaanotto- ja vastaanottokuittauskanava: älä lähetä siihen kuittikuvia tai koottuja henkilötietoja. Säilytämme alkuperäisen saapumisajan, erotamme Vakka Group Oy:n omat rekisterinpitäjäasiat asiakkaan kuittiasioista ja ohjaamme pyynnön tarvittaessa asiakasrekisterinpitäjälle levittämättä sisältöä tarpeettomasti.

Henkilöllisyys ja mahdollinen edustusoikeus tarkastetaan tarpeellisesti ja oikeasuhtaisesti. Henkilöllisyyden lisävarmennusta pyydetään vain perustellun epäilyn perusteella ja vain välttämättömin tiedoin. Pyynnön ratkaisee kyseisen käsittelyn rekisterinpitäjä; Vakka Group Oy avustaa asiakasta käsittelijänä.

Sähköisesti esitettyyn 15–22 artiklan mukaiseen pyyntöön vastataan mahdollisuuksien mukaan sähköisesti, jollei rekisteröity pyydä muuta. Toimenpiteistä ilmoitetaan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän vuoksi; jatkosta ja sen syistä ilmoitetaan alkuperäisen kuukauden kuluessa. Nämä vastausajat ovat erillisiä kuvan 24 tunnin fyysisen poiston määräajoista.

Pyyntöjen käsittely ja ensimmäinen henkilötietojen kopio ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. GDPR:n 15(3) artiklan mukaisista lisäkopioista voidaan periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu. GDPR:n 12(5) artiklan maksu tai pyynnöstä kieltäytyminen edellyttää erillistä dokumentoitua arviota pyynnön ilmeisestä perusteettomuudesta tai kohtuuttomuudesta; poikkeusta ei sovelleta automaattisesti.

Jos pyyntöön ei ryhdytä toimenpiteisiin, rekisteröidylle ilmoitetaan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta syyt sekä mahdollisuus tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää tuomioistuimen oikeussuojakeinoja.

Tarkastuspyynnön vastaus kattaa käsiteltävät henkilötiedot sekä soveltuvat tiedot tarkoituksista, tietoryhmistä, vastaanottajista, säilytysajoista tai niiden määräytymisestä, oikeuksista, tietojen lähteistä, mahdollisesta automaattisesta päätöksenteosta ja siirtojen suojatoimista. Pelkkä kuvan lataaminen palvelusta ei ole täydellinen tietopyyntövastaus. Muiden henkilöiden oikeudet ja vapaudet suojataan.

Koottu henkilötietovastaus toimitetaan tapauskohtaisesti varmennetulle vastaanottajalle salatulla, rajatulla, määräaikaisella ja peruttavalla toimitustavalla. Tavallista sähköpostiliitettä ei käytetä tähän. Sähköisesti pyydetty kopio annetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, jollei rekisteröity pyydä muuta.

Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voi vastustaa omaan erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella lain soveltamisedellytysten täyttyessä. Tietojen siirrettävyys koskee soveltuvin osin rekisteröidyn toimittamia, automaattisesti käsiteltyjä tietoja silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Tuotteen vientitoiminto ei yksin ratkaise näiden oikeuksien soveltumista. Oikaisusta, poistosta tai käsittelyn rajoituksesta ilmoitetaan tarvittaessa vastaanottajille, jollei se ole mahdotonta tai vaadi kohtuutonta vaivaa; rekisteröidylle annetaan pyynnöstä tiedot vastaanottajista.

11. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja teknisin ja organisatorisin keinoin. Pääsy henkilötietoihin rajataan niihin tilanteisiin, joissa tietoja tarvitaan palvelun tarjoamiseen, ylläpitoon, asiakaspalveluun tai tietoturvan varmistamiseen.