Helppolaskun ohjeet
Tarjous vai kustannusarvio?
Tarjous ja Kustannusarvio ovat Helppolasku Prossa ennen laskua käytettäviä suunnitteludokumentteja. Valitse dokumenttityyppi sen mukaan, haluatko nimetä vaiheen asiakkaalle annettavaksi ehdotukseksi vai alustavaksi kustannusarvioksi; valinta ei itsessään tee dokumentista laskua.
Milloin käytän tarjousta Helppolaskussa?
Valitse Tarjous, kun haluat tallentaa asiakkaalle annettavan ehdotuksen ennen laskua. Voit muokata ja lähettää Tarjouksen Dokumenttiarkistosta sekä merkitä sen Hyväksytyksi tai Hylätyksi, kun olet saanut asiakkaan päätöksen muuta kautta.
Tarjoukselle annetaan onnistuneen tallennuksen yhteydessä oma TAR-numero. Se ei vielä varaa laskunumeroa eikä ole varsinainen lasku.
Milloin käytän kustannusarviota Helppolaskussa?
Valitse Kustannusarvio, kun haluat tallentaa alustavan arvion työn sisällöstä ja hinnasta ennen tarjousta tai laskua. Kustannusarviota voi muokata, lähettää ja merkitä Hyväksytyksi tai Hylätyksi Dokumenttiarkistossa.
Kustannusarviolla on oma KA-dokumenttinumero. Se ei varaa laskunumeroa eikä näytä laskulle kuuluvaa Eräpäivää.
Mitä tietoja ja toimintoja niillä on?
Molemmissa käytetään samaa laskunluontinäkymää myyjän ja asiakkaan tietoihin, riveihin, valuuttaan, summiin, Päivään ja lisätietoihin. Täydennä puuttuvat tiedot Muokkaa / jatka dokumenttia -toiminnolla ennen muuntamista.
Esimerkiksi alustava työmäärä voidaan tallentaa Kustannusarviona ja muuntaa myöhemmin Tarjoukseksi. Kustannusarviosta voi luoda uuden Tarjouksen tai Laskun, ja Tarjouksesta voi luoda uuden Laskun. Tarjousta ei voi muuntaa Kustannusarvioksi.
Miten dokumentti muutetaan laskuksi?
Avaa suunnitteludokumentti Dokumenttiarkistosta ja valitse Muunna varsinaiseksi laskuksi. Jos Helppolasku näyttää korjattavia kohtia, täydennä ne ennen uutta yritystä. Laskunumero varataan vasta, kun uuden laskun tiedot läpäisevät tarkistuksen.
Muunnos luo uuden, lähdedokumenttiin linkitetyn laskun ja säilyttää alkuperäisen Tarjouksen tai Kustannusarvion omine tapahtumineen. Uusi lasku alkaa lähettämättömänä, toimittamattomana ja maksamattomana, vaikka lähdedokumentti olisi jo lähetetty.
Lähdedokumentin Päivä siirtyy laskun päiväksi. Helppolasku säilyttää kelvollisen eräpäivän tai muodostaa uuden eräpäivän maksuehdosta; jos maksuehto ei kelpaa, oletus on 14 päivää. Tarkista uusi lasku ja sen Eräpäivä ennen lähettämistä.
Aloita laskuluonnoksella
Laskuluonnos on turvallinen työversio ennen kustannusarviota, tarjousta tai laskua.