Helppolaskun ohjeet
Miten pidän laskutuksen järjestyksessä?
Laskutuksen ei tarvitse olla monimutkaista. Kun dokumentit tallennetaan samaan paikkaan, laskut merkitään maksetuksi ja käsitellyt dokumentit arkistoidaan, laskutusaineisto pysyy helpommin hahmotettavana.
1. Luo lasku tai aloita luonnoksesta
Voit aloittaa suoraan laskusta tai käyttää laskuluonnosta, tarjousta tai kustannusarviota tilanteen mukaan. Laskuluonnos ei ole vielä varsinainen lasku, eikä se kuulu raportteihin ennen kuin siitä tehdään lasku.
2. Lähetä dokumentti asiakkaalle
Kun dokumentti on valmis, se voidaan lähettää asiakkaalle. Varsinainen lasku kannattaa tarkistaa huolellisesti ennen lähettämistä, koska lukittua laskua ei korjata muokkaamalla vaan hyvityslaskulla.
3. Merkitse lasku maksetuksi, kun maksu saapuu
Kun asiakas maksaa laskun, lasku kannattaa merkitä maksetuksi Helppolaskussa. Tämä auttaa maksuperusteisen raportin ja maksuihin perustuvien yhteenvetojen muodostamisessa.
Jos laskuja ei merkitä maksetuksi, maksuperusteinen CSV voi olla tyhjä tai puutteellinen, vaikka laskuja olisi luotu.
4. Korjaa virhe hyvityslaskulla
Jos lukitussa laskussa on virhe, sitä ei korjata muokkaamalla alkuperäistä laskua. Korjaus tehdään hyvityslaskulla. Hyvityslasku toimii vastakirjauksena alkuperäiselle laskulle.
Käytännön työnkulku on usein: luo hyvityslasku → toimita asiakkaalle tarvittaessa → merkitse hyvitys käsitellyksi → arkistoi dokumenttiketju.
5. Arkistoi käsitellyt dokumentit
Arkistointi ei ole poisto, maksu eikä hyvitys. Se auttaa pitämään aktiivisen näkymän selkeänä.
Arkistoidut varsinaiset laskut ja hyvityslaskut säilyvät edelleen raporteissa, koska arkistointi ei poista dokumentteja laskutusaineistosta.
6. Lataa raportit kirjanpidon tueksi
Raportit kokoavat Helppolaskuun tallennetut varsinaiset laskut ja hyvityslaskut. Voit ladata esimerkiksi vuosiyhteenvedon, maksuperusteisen CSV:n, laskuraportti CSV:n ja laskupaketin PDF:n kirjanpidon tueksi.
Raportit eivät korvaa kirjanpitoa tai kirjanpitäjän tarkistusta.
Yhteenveto
Tarkoitus ei ole tehdä laskutuksesta vaikeampaa, vaan helpottaa sitä. Kun dokumentit tallennetaan, laskut merkitään maksetuksi ja käsitellyt ketjut arkistoidaan, Helppolasku auttaa pitämään laskutuksen järjestyksessä.
Pidä laskutus paremmin koossa
Helppolasku Pro auttaa tallentamaan dokumentit, seuraamaan tapahtumia ja kokoamaan raportteja kirjanpidon tueksi.