Helppolaskun ohjeet
Miten pidän laskutuksen järjestyksessä?
Pidä laskutus järjestyksessä tallentamalla jokainen työvaihe oikealla dokumenttityypillä ja seuraamalla sen omaa tilaa Dokumenttiarkistossa. Sähköpostilähetys, manuaalinen toimitusmerkintä, maksumerkintä, hyvityslasku ja arkistointi ovat eri tapahtumia, ja Dokumenttiarkisto säilyttää dokumenttien väliset yhteydet ja tilat.
Pidä työnkulun tapahtumat erillään
Valitse aluksi Laskuluonnos, Kustannusarvio, Tarjous tai Lasku sen mukaan, missä vaiheessa työ on. Suunnitteludokumentti ei ole varsinainen lasku eikä kuulu lasku- ja hyvityslaskuraportteihin.
Täydennä ja tallenna dokumentti Prossa. Kun työn vaihe muuttuu, käytä Dokumenttiarkiston tuettua toimintoa, kuten Muunna varsinaiseksi laskuksi: lähdedokumentti ja siitä muodostettu kohdedokumentti säilyvät linkitettyinä, mutta uuden dokumentin toimitus-, maksu- ja arkistotila alkaa sen omista tapahtumista.
- Lähetä lasku asiakkaalle lähettää sähköpostin Helppolaskusta.
- Merkitse toimitetuksi kirjaa muualla tehdyn toimituksen; se ei lähetä sähköpostia.
- Merkitse maksetuksi tallentaa käyttäjän vahvistaman Maksupäivän; Helppolasku ei tarkista pankkitiliä.
- Arkistointi siirtää käsitellyn dokumentin pois aktiivisesta näkymästä, mutta ei poista dokumenttia.
Etene dokumentista toimitukseen ja maksuun
Tarkista tallennettu dokumentti ennen asiakkaalle toimittamista. Käytä Lähetä lasku asiakkaalle -toimintoa sähköpostilähetykseen tai Merkitse toimitetuksi -toimintoa vain silloin, kun olet toimittanut dokumentin muuta kautta.
Kun olet itse varmistanut koko maksun saapuneen, avaa Merkitse maksetuksi, valitse todellinen Maksupäivä ja vahvista toiminto. Toimitus ei tarkoita maksua, eikä maksumerkintä synny automaattisesti sähköpostilähetyksestä.
Korjaa lasku hyvitysketjulla
Varsinaista laskua ei poisteta tai muokata virheen korjaamiseksi. Käytä Luo hyvityslasku -toimintoa, toimita hyvityslasku ja vahvista lähetyksen yhteydessä tarvittava rahankäsittelyluokitus ennen käsittelyn valmistumista.
Hyvityslasku linkittyy alkuperäiseen laskuun, mutta se ei itsessään palauta rahaa asiakkaalle. Mahdollinen rahapalautus ja hyvityslaskun toimitus ovat erillisiä tapahtumia.
Arkistoi ja palauta oikeassa laajuudessa
Arkistoi käsitelty itsenäinen lasku tai hyvityslasku toiminnolla Arkistoi lasku tai Arkistoi hyvityslasku. Arkistoi valmis lasku–hyvityslaskuketju toiminnolla Arkistoi koko dokumenttiketju. Arkistointi ei poista dokumenttia, peru toimitusta, muuta maksua eikä palauta asiakkaalle rahaa.
Palauta itsenäinen arkistoitu dokumentti toiminnolla Palauta dokumentti. Jos dokumentti kuuluu lasku–hyvityslaskuketjuun, käytä Palauta koko dokumenttiketju -toimintoa. Tässä palautus tarkoittaa vain palauttamista arkistosta aktiiviseen näkymään.
Poista dokumentti on erillinen, tuhoava toiminto vain käyttöliittymän poistokelpoisiksi osoittamille Laskuluonnoksille, Tarjouksille ja Kustannusarvioille. Varsinaisia laskuja ja hyvityslaskuja ei poisteta tällä toiminnolla.
- Yksittäinen palautus koskee itsenäistä dokumenttia.
- Ketjun palautus koskee toisiinsa linkitettyä laskua ja hyvityslaskua.
- Arkistoidut varsinaiset laskut ja hyvityslaskut säilyvät raporttien omien rajausehtojen piirissä.
Muodosta raportit niiden omilla rajauksilla
Avaa Dokumenttiarkiston Raportit-välilehti ja valitse tuotos käyttötarkoituksen mukaan. Laskupaketti PDF ja laskuraportti käyttävät dokumentin päivää, Maksuperusteinen raportti käyttää tallennettua Maksupäivää ja kassavirta-aineistot käyttävät omia tapahtumapäiviään.
Raportti ei tarkoita automaattisesti kaikkia tallennettuja dokumentteja: jokaisella tuotoksella on oma dokumenttityyppi-, tila- ja päivämäärärajaus. Arkistointi ei yksin poista varsinaista laskua tai hyvityslaskua raportista.
Esimerkki: luonnoksesta raportointiin ja arkistoon
Tee työversio Laskuluonnoksena, täydennä se ja muodosta siitä Lasku. Lähetä uusi Lasku asiakkaalle tai merkitse se toimitetuksi vasta, kun toimitus on tehty muuta kautta.
Kun maksu näkyy omassa maksuliikenteessäsi, merkitse Lasku maksetuksi oikealla Maksupäivällä. Tämän jälkeen maksu voi tulla mukaan Maksuperusteiseen raporttiin päivämäärärajauksen perusteella. Arkistoi valmis Lasku lopuksi; arkistointi ei poista sitä dokumenttipäivään tai maksupäivään perustuvista raporteista.
- Laskuluonnos → Lasku
- toimitus asiakkaalle → Maksupäivän vahvistaminen
- raportin muodostaminen → valmiin dokumentin arkistointi
Pidä laskutus paremmin koossa
Helppolasku Pro auttaa tallentamaan dokumentit, seuraamaan tapahtumia ja kokoamaan raportteja kirjanpidon tueksi.