Helppolaskun ohjeet
Mitä laskuja kirjanpitäjälle kannattaa toimittaa?
Kirjanpitäjä tarvitsee yleensä selkeän kuvan toteutuneista laskuista, hyvityslaskuista ja maksutilanteesta. Tarkka aineistotarve riippuu omasta kirjanpitäjästäsi, yrityksen tilanteesta ja siitä, miten kirjanpito on sovittu hoidettavaksi.
Mitä aineistoa yleensä kannattaa pitää tallessa?
Laskutusaineisto on helpompi toimittaa, kun varsinainen laskutus ja korjaukset ovat selkeästi samassa paikassa. Usein tallessa kannattaa pitää ainakin seuraavat asiat:
- varsinaiset laskut
- hyvityslaskut
- tieto maksetuista ja avoimista laskuista
- tapahtumaloki tai muu tieto muutoksista
- vuosiyhteenveto
- tarvittaessa laskupaketti PDF
- mahdolliset asiakkaalle lähetetyt dokumentit, jos niillä on merkitystä laskuketjussa
Miksi luonnokset, tarjoukset ja kustannusarviot eivät ole sama asia kuin laskut?
Laskuluonnokset, tarjoukset ja kustannusarviot ovat suunnittelu- tai asiakasdokumentteja. Ne auttavat työn valmistelussa ja sopimisessa, mutta ne eivät ole sama asia kuin varsinainen lasku.
Raportoinnin kannalta varsinaiset laskut ja hyvityslaskut ovat eri asemassa kuin valmisteluvaiheen dokumentit. Siksi on hyödyllistä erottaa, mikä on vielä luonnos tai tarjous ja mikä on lopullinen laskutusdokumentti.
Miten Helppolaskun raportit auttavat?
Vuosiyhteenveto näyttää vuoden laskutuksen kokonaiskuvan. Maksuperusteinen raportti kokoaa Helppolaskussa maksetuksi merkityt laskut maksupäivän mukaan.
Laskuraportti CSV antaa yhden rivin per varsinainen lasku tai hyvityslasku. Mukana ovat myös arkistoidut varsinaiset laskut ja hyvityslaskut, mutta eivät laskuluonnokset, tarjoukset tai kustannusarviot.
Laskupaketti PDF kokoaa vuoden varsinaiset laskut ja hyvityslaskut yhdeksi selattavaksi PDF-koosteeksi. Laskupaketista kirjanpitäjä voi selata vuoden varsinaisia laskuja ja hyvityslaskuja samasta PDF-tiedostosta ilman, että yksittäisiä tositteita tarvitsee etsiä eri paikoista.
Miten aineisto kannattaa toimittaa?
Käytännöt kannattaa sopia oman kirjanpitäjän kanssa. Joillekin riittää PDF-kooste ja yhteenveto, kun taas toiset tarvitsevat tarkempia tiedostoja tai muun tavan käsitellä aineistoa.
Helppolasku auttaa kokoamaan laskutusaineistoa ja pitämään dokumentit järjestyksessä, mutta ei päätä kirjanpidon käsittelyä käyttäjän puolesta.
Tee laskut ja kokoa aineisto Helppolaskussa
Free-versiolla voit tehdä yksittäisen PDF-laskun ilman kirjautumista. Se sopii hyvin ensimmäisten laskujen tekemiseen.
Pro-versiossa laskut, hyvityslaskut, raportit ja laskupaketti PDF pysyvät samassa paikassa kirjanpidon tueksi ja kirjanpitäjälle toimitettavaksi.
Kokoa laskutusaineisto selkeämmin
Voit tehdä yksittäisen PDF-laskun maksutta Helppolaskussa ilman kirjautumista. Jos laskutusta alkaa kertyä enemmän, Helppolasku Pro auttaa pitämään laskut, tarjoukset, hyvityslaskut, lokit ja raportit järjestyksessä kirjanpidon tueksi.